Politique de confidentialité

1. Contexte

Abris-Temps inc. (ci-après « Abris-Temps » ou « nous ») s'engage à protéger les renseignements personnels dans le cadre de ses activités de fabrication, de vente, d'installation et d'entretien d'abris saisonniers, d'auvents, de pergolas et de gazebos. La présente politique a pour but d'informer les clients, employés, candidats, fournisseurs, partenaires et toute autre personne intéressée sur la manière dont Abris-Temps collecte, utilise, communique, conserve et gère les renseignements personnels.

2. Application et définitions

La présente politique s'applique à Abris-Temps inc., à ses dirigeants, employés, consultants et prestataires de services. Elle couvre le site internet abristemps.ca et tout autre site ou plateforme contrôlés par Abris-Temps.

Renseignement personnel : toute information concernant une personne physique qui permet, directement ou indirectement, de l'identifier (par exemple : nom, adresse, courriel, téléphone, genre, données bancaires, données de santé, origine ethnique, langue, etc.).

Renseignement personnel sensible : information qui, en raison de sa nature ou du contexte de sa collecte, présente un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée (notamment données de santé, renseignements bancaires, données biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses).

Conformément à la loi québécoise en vigueur depuis le 22 septembre 2023, les coordonnées professionnelles (nom, titre, adresse professionnelle, courriel et téléphone du travail) d'une personne ne constituent pas des renseignements personnels.

3. Collecte, utilisation et communication

Les types de renseignements recueillis, les fins pour lesquelles ils sont utilisés et les moyens de collecte sont détaillés à l'Annexe A de la présente politique.

Consentement

Abris-Temps recueille les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf dans les cas prévus par la loi. Le consentement peut être implicite lorsque la personne fournit volontairement ses renseignements après avoir pris connaissance de la présente politique.

Avant de recueillir des renseignements auprès de tiers, de les communiquer à des tiers ou de les utiliser à des fins secondaires, un consentement est généralement requis. Certaines situations prévues par la loi permettent toutefois d'agir sans consentement.

Collecte

Abris-Temps ne recueille des renseignements personnels que lorsqu'elle a une raison valable de le faire et limite cette collecte aux informations nécessaires à l'atteinte de l'objectif poursuivi.

Mineurs : les services d'Abris-Temps ne ciblent pas les personnes mineures. Les renseignements concernant un mineur ne peuvent être recueillis sans le consentement d'un parent ou d'un tuteur.

Détention et utilisation

Abris-Temps s'assure que les renseignements personnels qu'elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision. Les renseignements ne sont utilisés que pour les fins indiquées ou fournies lors de la collecte. Un nouveau consentement exprès est requis pour les renseignements sensibles lorsqu'ils sont utilisés à des fins secondaires.

Les exceptions légales permettant une utilisation secondaire sans consentement incluent notamment :

• lorsque l'utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée;
• pour prévenir ou détecter une fraude;
• pour évaluer ou améliorer les mesures de protection et de sécurité.

Accès limité : Abris-Temps met en place des mesures afin de limiter l'accès aux renseignements personnels aux seuls employés et personnes qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions.

Communication

Abris-Temps obtient le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. Pour les renseignements sensibles, ce consentement doit être explicite.

Les exceptions permettant la communication sans consentement incluent notamment :

• la communication à un organisme public dans l'exercice de ses attributions;
• la transmission à des fournisseurs de services (sous-traitants d'installation, transporteurs, fournisseurs infonuagiques, prestataires marketing, etc.) dans le cadre de contrats écrits prévoyant des mesures de confidentialité, une limitation d'utilisation et l'interdiction de conservation au-delà du contrat. Ces contrats prévoient également la notification d'Abris-Temps en cas de violation et la possibilité d'effectuer des vérifications;
• la communication nécessaire à la conclusion d'une transaction commerciale.

Communication à l'extérieur du Québec

Les renseignements personnels peuvent être communiqués à l'extérieur du Québec, notamment lorsque Abris-Temps utilise des fournisseurs infonuagiques dont les serveurs sont situés hors province ou fait affaire avec des sous-traitants externes. Avant toute communication hors Québec, Abris-Temps évalue le niveau de protection applicable aux renseignements.

Témoins de connexion (cookies)

Le site d'Abris-Temps utilise des témoins de connexion afin de :

• mémoriser les réglages et préférences des visiteurs;
• produire des statistiques permettant de comprendre le comportement des utilisateurs et d'améliorer le site.

Deux types de témoins sont utilisés :

• Témoins de session : temporaires, conservés uniquement pendant la visite;
• Témoins persistants : conservés sur l'appareil du visiteur jusqu'à leur expiration.

Certains témoins peuvent être désactivés par défaut. Les visiteurs peuvent choisir de les activer ou de modifier les paramètres de leur navigateur pour refuser certains témoins, étant entendu que cela peut affecter certaines fonctionnalités du site.

Google Analytics

Le site abristemps.ca utilise Google Analytics afin d'améliorer en continu l'expérience utilisateur. Google Analytics utilise des témoins de connexion pour générer des rapports statistiques sur le comportement des visiteurs. Les données collectées à cette fin ne sont jamais partagées par Abris-Temps à des tiers à des fins commerciales. Les visiteurs peuvent installer le module complémentaire de désactivation offert par Google pour empêcher la collecte.

Autres moyens technologiques

Abris-Temps peut recueillir des renseignements par l'entremise de formulaires Web (notamment le formulaire de soumission et le formulaire d'infolettre), de courriels, d'appels téléphoniques, d'outils de clavardage et d'outils de formulaires électroniques. Lorsqu'un outil technologique offre des paramètres de confidentialité, Abris-Temps s'assure que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par défaut.

4. Conservation et destruction des renseignements personnels

Abris-Temps ne conserve les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf lorsqu'une durée minimale de conservation est exigée par la loi.

Les renseignements ayant servi à prendre une décision à l'égard d'une personne sont conservés au moins un an suivant la décision. Lorsqu'ils ont des incidences fiscales (par exemple, factures, paies, contrats), ils sont conservés sept ans après la fin de l'année fiscale concernée.

À l'échéance de la période de conservation, Abris-Temps s'assure :

• de les détruire de manière sécuritaire; ou
• de les anonymiser de façon à ce qu'il ne soit plus possible, de façon irréversible, d'identifier la personne concernée, lorsque ces renseignements sont utilisés à des fins sérieuses et légitimes.

5. Responsabilités d'Abris-Temps inc.

Abris-Temps est responsable de la protection des renseignements personnels qu'elle détient.

Responsable de la protection des renseignements personnels : le président d'Abris-Temps inc. veille au respect de la législation applicable et approuve les politiques et pratiques de l'organisation en matière de protection des renseignements personnels. Cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu'elle soit connue, comprise et appliquée au sein de l'organisation.

En cas d'absence ou d'incapacité du responsable, la personne désignée par la direction assume ses fonctions.

Responsabilités du personnel : tout membre du personnel ayant accès à des renseignements personnels dans l'exercice de ses fonctions doit veiller à leur protection et respecter la présente politique.

6. Sécurité des données

Abris-Temps met en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels. Ces mesures sont proportionnelles à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements.

Les renseignements sensibles bénéficient d'une protection renforcée et sont soumis à des mesures de sécurité plus strictes.

Abris-Temps impose des restrictions sur les droits d'utilisation de ses systèmes d'information, permettant ainsi l'accès aux renseignements uniquement aux employés et prestataires autorisés.

7. Droits d'accès, de rectification et de retrait du consentement

Toute personne concernée peut exercer ses droits en soumettant une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées figurent à la section 9.

Sous réserve des restrictions prévues par la loi, ces droits comprennent :

• demander l'accès aux renseignements personnels détenus;
• demander la correction de renseignements inexacts, incomplets ou ambigus;
• exiger la cessation de la diffusion de renseignements contrevenant à la loi;
• demander la désindexation ou la réindexation d'hyperliens, le cas échéant.

Délai de réponse : le responsable répond par écrit dans les 30 jours suivant la réception de la demande. Tout refus est motivé, en précisant la disposition légale justificatrice et les recours disponibles.

Retrait du consentement : sous réserve des restrictions légales et contractuelles, toute personne peut retirer son consentement à la communication ou à l'utilisation de ses renseignements personnels. Elle peut également demander quels renseignements ont été recueillis, qui y a accès et la durée de conservation.

8. Processus de traitement des plaintes

Réception

Toute personne souhaitant formuler une plainte relativement à la protection de ses renseignements personnels doit le faire par écrit en s'adressant au responsable de la protection des renseignements personnels. Le plaignant doit fournir les éléments suivants :

• son nom et ses coordonnées;
• son numéro de téléphone;
• l'objet et les motifs de la plainte;
• les détails suffisants pour permettre une évaluation adéquate.

Si la plainte manque de précision, le responsable peut demander toute information additionnelle.

Traitement

Abris-Temps s'engage à traiter toute plainte reçue de manière confidentielle.

Délai : dans les 30 jours suivant la réception de la plainte (ou après réception des informations additionnelles demandées), le responsable évalue la plainte et formule une réponse motivée écrite, transmise par courriel. L'évaluation détermine si le traitement est conforme à la présente politique, aux autres politiques applicables et à la législation en vigueur.

Si la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant est informé des motifs du retard, de l'état d'avancement du dossier et du délai raisonnable pour obtenir une réponse.

Documentation : Abris-Temps constitue un dossier distinct pour chaque plainte reçue, contenant la plainte, son analyse, la documentation à l'appui et la réponse formulée.

Recours externes

Toute personne a le droit de formuler une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec ou de tout autre organisme de surveillance compétent. Abris-Temps encourage toutefois les personnes concernées à s'adresser d'abord à son responsable et à attendre la conclusion du processus interne avant d'entreprendre un recours externe.

9. Approbation

La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels.

Responsable de la protection des renseignements personnels
Frédéric Raymond
Président, Abris-Temps inc.
3160 av. Saint-Augustin
Lévis (Québec) G6Z 7S1
Courriel : fred@abristemps.ca
Téléphone : 418-832-2999

Pour toute demande, question ou commentaire relatif à la protection des renseignements personnels, communiquer par courriel avec le responsable.

10. Publication et modifications

La présente politique est publiée sur le site internet d'Abris-Temps inc. ainsi que sur tout autre site contrôlé et maintenu par Abris-Temps. Elle est également diffusée par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.

Abris-Temps se réserve le droit de modifier la présente politique à tout moment. Toute modification substantielle fait l'objet d'un avis afin d'en informer les personnes concernées, et la date d'entrée en vigueur de la politique révisée est mise à jour sur cette page.

Le genre masculin est utilisé dans la présente politique sans discrimination, dans le seul but d'alléger le texte. Une version anglaise est disponible sur demande.

Annexe A — Types de renseignements personnels recueillis

Clients (demandes de soumission, achats, installations et service après-vente)

Renseignements recueillis (selon les besoins) :

• nom et prénom;
• adresse postale du lieu d'installation;
• adresse de facturation;
• numéro de téléphone;
• adresse courriel;
• description du projet, dimensions, photos et plans du lieu;
• renseignements bancaires ou de paiement (lors d'une transaction);
• langue de communication privilégiée.

Fins :

• préparer et transmettre une soumission;
• gérer la relation commerciale, la fabrication, la livraison et l'installation;
• assurer le service après-vente, l'entretien et la garantie;
• traiter les paiements et émettre la facturation;
• répondre aux demandes de renseignements;
• respecter les obligations légales, comptables et fiscales.

Moyens de collecte :

• formulaires Web intégrés au site (soumission, contact);
• courriel et téléphone;
• rencontres en personne à l'atelier ou sur le site du client;
• outils de gestion commerciale et de facturation.

Candidats à l'emploi et employés

Renseignements recueillis (selon les besoins) :

• nom et prénom;
• adresse postale;
• numéro de téléphone;
• adresse courriel;
• date de naissance;
• numéro d'assurance sociale;
• renseignements bancaires (dépôt direct);
• curriculum vitæ, formation, expérience et références;
• permis de conduire ou certifications professionnelles, lorsque requis par le poste.

Fins :

• évaluer la candidature et procéder à l'embauche;
• gérer la relation d'emploi et les communications internes;
• administrer la paie, les avantages sociaux et les obligations fiscales;
• respecter les obligations légales de l'employeur.

Moyens de collecte :

• formulaires de candidature (Web ou papier);
• courriel et téléphone;
• entrevues;
• documents transmis par le candidat ou l'employé.

Fournisseurs et sous-traitants

Renseignements recueillis (selon les besoins) :

• nom de la personne-ressource;
• adresse postale;
• numéro de téléphone;
• adresse courriel;
• renseignements bancaires (pour paiement);
• numéros d'entreprise, de TPS et de TVQ;
• certifications, licences RBQ ou attestations professionnelles, le cas échéant.

Fins :

• gérer les mandats, commandes et contrats;
• procéder au paiement des factures;
• assurer le suivi des projets et des installations;
• respecter les obligations légales et comptables.

Moyens de collecte :

• courriel et documents joints (devis, contrats, factures);
• formulaires Web;
• téléphone et rencontres.

Abonnés à l'infolettre

Renseignements recueillis (selon les besoins) :

• nom et prénom;
• adresse courriel;
• préférences de communication;
• données d'engagement avec l'infolettre (ouvertures, clics).

Fins :

• envoyer des communications marketing, promotions saisonnières et nouveautés;
• mesurer la pertinence et la performance des envois;
• respecter le consentement exprimé et en permettre le retrait en tout temps.

Moyens de collecte :

• formulaire d'inscription sur le site;
• plateforme d'envoi d'infolettre;
• inscription volontaire lors d'un événement ou d'une soumission.

Visiteurs du site web

Renseignements recueillis (selon les besoins) :

• adresse IP;
• type de navigateur et appareil;
• pages visitées, durée et parcours de navigation;
• source de provenance du trafic;
• données générées par les témoins de connexion.

Fins :

• produire des statistiques de fréquentation;
• améliorer l'expérience utilisateur et la performance du site;
• sécuriser le site et prévenir les fraudes.

Moyens de collecte :

• témoins de connexion;
• outils d'analyse Web (notamment Google Analytics);
• journaux de serveur.